10 wertvolle Tipps für produktives Arbeiten im Büro oder Homeoffice

1. Schreibe dir am Vorabend eine To Do Liste für den Morgen

Ende den Arbeitstag mit einer kleinen To-do-Liste mit Aufgaben, die direkt am nächsten Morgen erledigt werden müssen. Tust du dies nicht, wirst du den Rest des Tages und besonders Abends, wenn du zur Ruhe kommen möchtest, daran denken, um es nicht zu vergessen. Mit der Liste kannst du besser abschalten bzw. besser schlafen und bis am nächsten Tag fitter. Zudem gehst du am Morgen zielstrebiger an den Schreibtisch, weil du diese Punkte abarbeiten möchtest. Die strukturierten Gedanken und die Liste fördern das produktive Arbeiten enorm.

2. Arbeite mit Papier und Stift an deiner To Do Liste

Der altbewährte, klassische Weg ist häufig immer noch der beste Weg, sich alle Aufgaben, Teilaufgaben und Ziele vor Augen zu führen. Nimm dir dazu einfach ein Blatt Papier und verschieden Textmarker in grün, orange, rot. Schreibe dir täglich deine To-dos auf. Markiere dir mit rot, was unbedingt erledigt werden muss, mit orange was bald ansteht und grün was noch etwas Zeit hat. Besonders bei großen Projektlisten kann diese Vorgehensweise hilfreich sein. Streiche aufgaben die erledigt sind. Wenn es nach ein paar Tagen zu durcheinander wird, beginne eine neue Liste.

3. Das Pareto Prinzip

Das Prinzip beruht darauf, dass alles in einem 80/20 Verhältnis steht. Im Arbeitsalltag bedeutet das, dass du mit 20 % Einsatz eine Aufgabe zu 80 % erledigen kannst. Die übrigen 20 % Detailarbeit fordern hingegen 80 % deiner Anstrengung. Um produktiv zu arbeiten, muss man lernen, nicht immer alles bis ins letzte Detail auszuarbeiten und seinen Perfektionismus mal auf Seite zu legen. Das ist natürlich nicht immer sinnvoll, aber um wirklich produktiv zu arbeiten, ist dieser Weg ein MUSS. Bei gewisse Einzelpositionen bedarf es dann im richtigen Zeitpunkt der detaillierten Ausarbeitung oder man gibt die Ausarbeitung an eine andere Person/Agentur/Freelancer ab.

4. Erledige die unangenehmste Aufgabe direkt am Morgen

Am Morgen sind wir noch am fittesten, unser Kopf kann noch klar denken und wir sind motiviert. Nimm diese drei Faktoren, um die unangenehmsten Aufgaben mit voller Power durchzuführen. Zieh dir einen Kaffee, setze dich an den Schreibtisch und lege ohne groß nachzudenken los. Du wirst merken, dass es dir danach wesentlich leichter fällt den restlichen Tag ebenso produktiv zu sein, da du deine Gedanken von dieser Aufgabe befreit hast und dich gut und stark fühlst diese bewältigt zu haben.

5. 2-Minuten Aufgben erledigst du sofort

Nachdem du am Morgen die schwierigste Aufgabe abgearbeitet hast, kannst du dir erstmal die kleinen, kurzen Aufgaben vornehmen. Alles, was innerhalb zwei Minuten erledigt werden kann, wird jetzt abgearbeitet. Das sorgt dafür, dass dein Aufgabenberg recht schnell kleiner wird, was wiederum sehr motivierend ist.

6. Setze dir eine Bearbeitungszeit für deine Aufgaben

Wer kennt es nicht? Man ist in einer Aufgabe so gefesselt, dass man die Zeit vergisst. Eine vorherige Planung mit festen Zeitfenstern, kann dir helfen deinen Tag besser einzuteilen und dich nicht in wenigen Aufgaben zu verlieren. So arbeitest du von vorneherein schneller und effizienter. Denn meist ist es das Mindset, was sich durch die gute Planung verändert und unser Arbeitsverhalten beschleunigt.

7. Mache regelmäßig und bewusst Pausen für produktives Arbeiten

Mit Pausen meinen wir wirklich Pausen. Entwende dich komplett von deinem Arbeitsplatz, gehe an die frische Luft, höre Musik, bewege dich und denke an etwas komplett anderes oder einfach an gar nichts. Wir wollen meist ohne Pause durcharbeiten, um schneller fertig zu werden oder mehr abarbeiten zu können. Gleichzeitig ernähren wir uns schlecht und trinken größtenteils zu wenig. Letzten Endes sind wir aber unkonzentriert oder arbeiten und langsam aber sicher in eine Depression. Ein überarbeitetes Gehirn und der damit verbundene Stress führt auf Dauer zu Herz-Kreislauf Problemen und anderen Krankheiten.

8. Schalte Geräuche aus und schließe Türen wenn notwendig

Um wirklich durchzupowern, müssen wir uns konzentrieren. Die ein oder andere Aufgabe mag angenehmer zu sein, wenn wir Musik hören. Manch einer kann auch tatsächlich produktiver arbeiten, wenn Geräusche wie TV oder Musik im Hintergrund laufen. Umso anspruchsvoller die Aufgabe, umso wichtiger ist es aber darauf zu verzichten. Aber grundsätzlich können wir schneller arbeiten, wenn es still ist, da wir nicht Gefahr laufen anderen Dingen zuzuhören. Noch wichtiger ist es aber, Türen im Homeoffice zu schließen, wenn Kinder im Haus sind. (Sofern dies möglich ist).

9. Sorgen Sie für eine gute Sitzhaltung und ordentlichen Schreibtisch

Musst du 8h oder mehr am Schreibtisch verbringen, solltest du dir eine gute Ausstattung zulegen, um dich wohl zu fühlen und Verspannungen bzw. Kopfschmerzen zu verhindern. Zudem ist die Optik deines Arbeitsplatzes wichtig für den gewissen Wohlfühlfaktor. Richte dich also toll ein, damit es sich gut anfühlt, dort so viele Stunden zu verbringen und du wirst automatsich produktiver arbeiten.

10. Arbeite mit einer Blaulichtfilter Brille

Eine Blaulichtfilterbrille eignet sich besonders gegen Nachmittag/Abend, wenn du schon einige Zeit am PC verbracht hast. Sobald du merkst, dass deine Augen überlastet und trocken sind oder bestenfalls schon vorher, kann das Benutzen einer Brille mit Blaulichtfilter das Arbeiten angenehmer machen. Besonders dann, wenn das Umgebungslicht dunkler als dein Bildschirm ist, was häufig im Herbst und Winter der Fall ist. Denn dann weitet sich unsere Iris und blaues Licht wird in noch größeren Mengen aufgenommen. Nach der Arbeit sind wir unerwartet „aufgewühlt“ und es fällt uns schwer einzuschlafen, denn das blaue Licht hat unserem Körper signalisiert, dass es noch Tag ist. Wie unsere Hormone darauf reagieren haben wir in einem separaten Beitrag beschrieben. Durch den Filter kann unser Körper leichter Melatonin (Schlafhormon) produzieren. Guter Schlaf ist wiederum wichtig für unsere Gesundheit und produktives Arbeiten am nächsten Tag.